In een wereld waarin technologische vooruitgang en globalisering hand in hand gaan, nemen de risico's en bedreigingen voor organisaties exponentieel toe. Voor organisaties die opereren in hoogrisico-omgevingen of die beschikken over kritieke infrastructuren, is het van essentieel belang om compliant te zijn met de relevante securitywetgeving. Maar wat betekent compliance precies en waarom is het zo belangrijk? Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen.
Hoe vaak moet een organisatie intern zelf security compliance controleren per proces?
Het controleren van compliance is geen eenmalige taak. Afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie, evenals de specifieke risico's waarmee ze wordt geconfronteerd, kan het nodig zijn om maandelijks, per kwartaal of jaarlijks interne controles uit te voeren. Regelmatige controles zorgen ervoor dat processen up-to-date blijven en dat eventuele tekortkomingen snel worden geïdentificeerd en aangepakt. Bovendien kunnen veranderende regelgevingslandschappen vereisen dat organisaties hun compliance-strategieën regelmatig herzien.
De frequentie van interne compliance-controles per proces is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder:
- De aard en het risico van het proces
- De complexiteit van het proces
- De snelheid van verandering van het proces
- De prioriteit van compliance voor de organisatie
In het algemeen geldt dat de frequentie van controles moet toenemen met het risico van het proces. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om regelmatig controles uit te voeren op processen die gevoelige informatie verwerken, zoals persoonsgegevens.
De complexiteit van het proces kan ook een rol spelen bij de frequentie van controles. Zo is het bijvoorbeeld lastiger om compliance te garanderen voor complexe processen met veel handmatige stappen. In deze gevallen kan het nodig zijn om controles vaker uit te voeren om de compliance te verzekeren.
De snelheid van verandering van het proces kan ook een rol spelen bij de frequentie van controles. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om regelmatig controles uit te voeren op processen die vaak veranderen. Dit om te voorkomen dat de organisatie niet meer voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
De prioriteit van compliance voor de organisatie kan ook een rol spelen bij de frequentie van controles. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om regelmatig controles uit te voeren voor processen die een hoge prioriteit hebben voor de organisatie.
Als algemene vuistregel kan gesteld worden dat organisaties controles moeten uitvoeren op een frequentie die voldoende is om de compliance te garanderen. Deze frequentie moet worden bepaald op basis van een risicoanalyse van de processen.
Voorbeelden van frequenties van interne compliance-controles per proces zijn:
- Processen met een hoog risico: periodieke controles, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal
- Processen met een middelhoog risico: periodieke controles, bijvoorbeeld elk half jaar of elk jaar
- Processen met een laag risico: incidentele controles, bijvoorbeeld als er sprake is van een wijziging in het proces of als er een incident heeft plaatsgevonden
In de praktijk is het vaak nodig om een combinatie van verschillende controlefrequenties te gebruiken..
Hoe start je met een security compliance programma?
Het opzetten van een compliance programma begint met een grondige juridische risicobeoordeling. Dit helpt organisaties te begrijpen welke wetten en regelgevingen op hen van toepassing zijn en waar de grootste risico's liggen. Van daaruit kunnen beleidslijnen, procedures en trainingen worden ontwikkeld om aan deze eisen te voldoen. Het is ook essentieel om een duidelijk communicatieplan op te stellen om alle stakeholders te informeren en te betrekken bij het complianceproces.
Het starten van een compliance programma is een proces dat uit verschillende stappen bestaat. De belangrijkste stappen zijn:
- Vaststellen van de scope
De eerste stap is om de scope van het compliance programma te bepalen. Dit betekent dat je moet bepalen welke wet- en regelgeving van toepassing is op de organisatie en welke processen en activiteiten onder het compliance programma vallen.
- Risicoanalyse
De tweede stap is om een risicoanalyse uit te voeren. Dit betekent dat je moet bepalen welke risico's er zijn op het gebied van compliance. De risicoanalyse moet worden uitgevoerd op basis van de scope van het compliance programma.
- Ontwerp van het compliance programma
Op basis van de risicoanalyse kun je het compliance programma ontwerpen. Dit betekent dat je moet bepalen welke maatregelen er nodig zijn om de risico's te beheersen.
- Implementatie van het compliance programma
De volgende stap is om het compliance programma te implementeren. Dit betekent dat je de maatregelen die je hebt ontworpen moet implementeren.
- Monitoring en evaluatie
De laatste stap is om het compliance programma te monitoren en evalueren. Dit betekent dat je moet controleren of het compliance programma effectief is en of er verbeteringen nodig zijn.
Hoe zorg je ervoor dat alle betrokkenen compliant zijn met security wetgeving?
Compliance is niet alleen de verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld het juridische team, de risk en / of compliance afdeling. Iedereen met een security verantwoordelijkheid moet zich bewust zijn van de relevante wetten en regelgevingen. Regelmatige trainingen, workshops en communicatie zijn essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is en blijft. Het is ook belangrijk om een cultuur van compliance binnen de organisatie te bevorderen, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om vragen te stellen en zorgen te uiten.
Andere concrete methodes zijn: een code of conduct, meldingssysteem (zoals klokkenluiderssysteem), interne en externe audits.
Wie binnen de organisatie is verantwoordelijk voor het monitoren van security compliance?
Hoewel de verantwoordelijkheid voor compliance vaak bij het juridische team ligt of de risk of compliance afdeling, is het belangrijk dat er een multidisciplinair team is dat zich bezighoudt met monitoring. Dit kan bestaan uit leden van het juridische, security, IT en HR teams. Samen kunnen zij een holistisch beeld vormen van de compliance-status van de organisatie en ervoor zorgen dat alle aspecten van compliance worden behandeld. Een beeld van de compliance status kan gevormd worden door beveiligingsincidenten te onderzoeken, (interne/externe) audits uit te voeren of uit te laten voeren, nieuwe technologieën te beoordelen, en met de stakeholders te communiceren.
Op welke experten kan je beroep doen voor het nagaan van compliancy met de diverse wetgevingen?
Er zijn verschillende experten beschikbaar, waaronder juridische consultants, compliance officers en externe auditors. Het is essentieel om experts te kiezen die ervaring hebben met de zeer fijne niche waarin securitygerelateerde wetgeving zich bevindt.
Is compliance enkel belangrijk voor legal teams in verband met het vermijden van boetes?
Hoewel het vermijden van boetes zeker een belangrijke drijfveer is, gaat compliance verder dan dat. Het zorgt voor een veiligere werkomgeving, beschermt de reputatie van de organisatie en kan zelfs leiden tot operationele efficiëntie en kostenbesparingen. Bovendien kan het niet naleven van de wet leiden tot aanzienlijke reputatieschade, wat op de lange termijn zelfs kostbaarder kan zijn dan financiële sancties.
Conclusie
Security compliance is niet alleen een juridische noodzaak, maar ook een bedrijfskritische prioriteit. Door een proactieve benadering van compliance te hanteren, kunnen organisaties zichzelf beschermen tegen potentiële bedreigingen en tegelijkertijd hun operationele efficiëntie en reputatie versterken. In een wereld vol onzekerheden is het essentieel om voorbereid en beschermd te zijn.
Als expert in wetgeving over beveiliging en bewaking, camerawetgeving, GDPR en biometrie, en wetgeving over beveiliging in hoogrisico-omgevingen, kan ik organisaties bijstaan in het detecteren van juridische risico's en het optimaliseren van hun compliance programma's.
Neem gerust contact op voor een gratis verkennend adviesgesprek!
Update: 14/10/2023
